SA 的时间管理

SA 的时间管理
作者: Nanu 日期: 2011-04-22

有关 SA (系统管理员)的时间管理,总结了一些比较精华重要的内容,相信对同行有所借鉴。
编写人:Nanu (http://www.inanu.net/)

第一章:时间管理原则

1. 建立共同抗干扰防线
1.1 被动干扰(其他部门同事、客户),主动干扰(IM/E-MAIL);可以采用大部分人关闭IM通信软件,部门内分时段开im软件。
1.2 部门人员较少时,可采用人员分时策略,建立实施抗干扰防线;
1.3 部门人员较多时,可采用依据能力从弱至强的顺序安排工位,建立抗干扰防线;

2. SA 的时间管理原则
2.1 建立时间管理的信息数据库(使用OA/PDA/PAA)
2.2 将脑力留给最重要的事情;
* 人类大脑的信息记忆能力、组织能力、运算能力都比不上计算机;
* 利用 2.1 中建立的数据库对其他事情进行永久性记录,进而将已记录的事情暂时忘记,继续专注于当前项目;
* 当确实做好了上述内容,也就能够消除“我忘了”这样的借口;

3. 开发建立流程并持之以恒
– 对经常发生的事情以及经常需要处理的事情,开发并建立流程,减少时间开销,提高效率;

4. 形成习惯
– 回忆我们上学的时候,前一天的晚上睡前收拾好书包 VS 第二天早上在忙乱中收拾书包
4.1 事情迟早都要做,晚做不如早做好;
4.2 形成习惯,可以在长时间下让我们的头脑处于清醒、高效的状态;
4.3 坚持 21 天,习惯即会形成;

5. 在“项目期间”保持专心
5.1 干扰、分心都是专心的天敌;
5.2 学习操作系统的做事方法(当紧迫的工作必须及时完成时,内核会锁定其他任务,只运作这个工作直至其完成);

6. 以相同的原则管理社交生活
– 利用这些原则管理自己的工作以及生活,可以增加使用这些技术的练习机会。

第二章:对待干扰

1. 干扰是专心的天敌
– 干扰是如何浪费时间的?举例:一次干扰以 t 分钟计算:
∵ 干扰时间为 i
∴ 拖延工作完成的时间 = i
又∵ 干扰结束后,返回当前工作所需时间为 r
且,从中断点返回工作的过程中如果发生错误,解决错误的时间为 s
∴ 一次干扰所造成的时间拖延为:i + r + s (这很有可能比完成这项工作本身花费的时间还久!)

2. 促进专心的环境
2.1 清理自己的工作环境
* 音乐播放
* 股票行情
* 即时通讯
* 桌面图标
* 电子邮件
* ……
– 当我必须完成工作时,就少玩电子游戏,远离即时通讯软件。

3. 多任务
3.1 哪些属于多任务?
“需要马上处理并且能够等待”,下载大型文件、编译大型程序、等待备份完成……
3.2 意识自己的压力与睡眠水平
* 当压力增大或感到疲惫时,减少同时进行的任务,转而只处理第一优先(重要)的事情;

4. 专心的 Rush-Hour
– 每个人在一天当中都会有状态绝佳的那一小时或两小时(Rush-Hour),对于个体而言,每个人 Rush-Hour 的时间在一天中是固定的,把重要的事情或者需要绝佳效率的事情安排在自己的 Rush-Hour 进行。

5. 干扰
5.1 干扰是企业流程和运行过程中的必然产物;
5.2 当我们被干扰驱动时,相当于我们把工作流程(计划)的控制权拱手交给了别人;
5.3 计划好自己的一天/周/月,计划中优先处理重要的事情,久而久之,干扰会越来越少(要事为先);

6. 引导干扰远离自己
6.1 SA 最伟大的地方就是每个人都认为你是万事通且无所不能的,但多数人只有在某个领域或某种责任范围之内是万能的(回想下,其他部门人员寻求帮助时,是不是总是 最先找部门内公认的强人?);
6.2 引导他人找到合适的 SA 为他们解决问题,而不是“英勇”的承担起擎天柱的角色;
6.3 客户/同事(一切需要帮助的人),通常情况下,实际上是急于想看到行动,而不是急于想得到结果;(当接收到帮助或问题请求时,给对方一个已经接收到并准备 处理的回馈,至关重要!)
6.4 委派、记录、执行
* 委派:如果有其他人可以活着更适合做这件事情,那么交给他处理;
* 记录:如果只有自己能做这件事情,但又不紧急,那么记录这个事件,并给对方以回馈,注意!一定要以客户信任的方式做,不要仅仅口头答应你会记住;
* 执行:如果请求十分紧急,那么丢下手头所做的一切,马上处理;

第三章:例行公事
– 此处所说的例行公事并非贬义,而是指:通过长期的计划以及适当的建设让事情运行的更顺畅,更有效率,最大程度释放机械性的劳动。

1. 如何开发自己的例行公事
1.1 重复没有被安排到的事情 – 如果有某件事情并未在你的计划之中,而这件事情却总是反复出现在你的工作中,那么,这件事情应该考虑将其流程化;
1.2 维护工作 – 系统的维护工作应当尽量的形成流程;
1.3 如果思考一件事情的时间比做这件事情还要久,那么就直接做;
1.4 经常会忘记的事情 – 开发并养成一个习惯,使之成为例行公事。

2. 一个好的例行公事会节省工作时间,并减少考虑做决定的时间;

3. 例行公事会让你“想一次,做许多事情”(一劳永逸);

第四章:循环系统
– 以天为单位进行循环的“I/O 系统”,今天的“输出”(未完成的计划),即是第二天的“输入”(计划任务),周而复始的记录每个请求、任务,直至其完成。

1. 组成循环系统的三种工具
* 工作表与时间表;(第五章)
* 日程表;(第六章)
* 生活目标;(第七章)

2. 不要信任自己的大脑
2.1 你的大脑能同时记录、跟踪多少件事情?
2.2 好记性,不如烂笔头;
2.3 将众多需要处理的事情使用 PDA/PAA 来记录管理,将大脑的运算能力留给当前重要的事情;(可回忆第一章的相关内容)

3. 其他管理系统的弊端
3.1 分散型笔记系统
* 你的电脑屏幕或工位隔板上被五颜六色的贴纸“装饰”着吗?
* 每张贴纸代表什么?工作任务?提醒?电话号码?
* 这些贴纸的优先级顺序是怎样的?
* 如果掉了一张……?
3.2 永久增长型工作表
* 你是否拥有一个笔记本,并且将所有需要处理的事情都一一罗列其中,每完成一项时就将其划掉?
* 单纯按照接受请求、事件的时间来进行记录,很难按照优先级进行请求管理;
* 眼睛总倾向于看向最后几页最新的工作,因此之前的老旧项目很容易被忘记,但是!很多重要的事情恰恰也就如此被忽略了;
* 永久增长型工作表 – 没有尽头;
* 永久增长型工作表 – 没有完成的事情(位于笔记本的前页),会离当前时间(位于笔记本的最后几页)越来越远!
* 永久增长型工作表 – 长此以往,将毫无成就感,并沮丧到极点!

4. 成功的系统
* 可移植性 – 可以到处随身携带;
* 可靠性 – 可以帮助你记忆每件事情,而不用麻烦不太靠谱的大脑;
* 可管理大量内容
** 日程表 – 记录会议、约会等地点;
** 人生目标列表 – 使用少数页面可存放长期的目标和其他笔记;
** 每天的工作计划 – 工作表(当日事情的优先级列表)、时间表(当日每小时的行程);

5. 循环系统
– 建立可循环的每日工作计划,每天开始的时候,先花 10 分钟计划一天的安排;
* 创建今日工作列表 – 当天所有的工作项目;(排除打电话、会议等)
* 排列事情的优先级 – 以要是为先的原则进行排列。将今天计划完成的工作时数累加起来,如果计划的工作超出了工作时数,就将最低优先级的事情移动到明天;
* 执行计划 – 一整天都要按照制定好的计划进行,保持专心,完成某项工作时,就画 √ 进行标记;
* 结束一天 – 一天结束时,将所有未完成的工作移动到第二天的工作表;
* 下班 – 你可以安心并高兴的下班了,因为每件事情都被管理着,不存在被遗忘的工作;
* 重复 – 第二天,这个循环重新开始。而每一天的工作表都会预先有些来自前一天的项目;

第五章:循环系统 – 工作表与时间表
* 先花时间计划
Q: 我可以先检查 E-Mail 吗?
A: 不行,先花 10 分钟计划你的一天,E-Mail 可以等!

Q: 如果有人发送 E-Mail 要告诉我有紧急的事情发生呢?
A: – 小紧急事件不差这 10 分钟;
– 大紧急事件通常也不会通过 E-Mail 告知你,取而代之的是电话或者直接跑过来找你;

* 有个折中的办法:先打开监控中心系统,如果没有任何严重的中断事件发生,你就无需担心了;
* 要相信,大多数所谓的紧急事件都是可以等待 10 分钟的;(当然,这仅相对于你正在安排计划你的一天而言)

STEP 1 创建每日时间表
* 时间表指的是今日要进行的固定行程:约会、会议、外出等等……
* 通过建立时间(行程)表,你可以知道今天还剩下多少时间可供支配你的工作;
STEP 2 创建每日工作表
* 如果今天是这个月的第一天,那么你可能需要规划人生目标;(在第七章加以讨论)
* 以小时为单位,列出今天所需要做的工作。包括:一些已经安排好的项目、突然想到的(例如,当你在城铁上一闪而过的好主意);
* 注意,你的工作表中的每项应尽量保持简明扼要;
STEP 3 对工作表按照优先级进行排序
* 重要
* 重要且紧急
* 紧急
* 无关紧要
STEP 3.1 处理超时的工作
– 加班是错误的做法 – 每个人的社交生活是无价的,保证良好的社交生活是优质工作的保障;
* 把低优先级的工作移动到第二天;
* 解决掉今天高优先级且重要的事情;
* 减少工作量(缩小工作范围);
* 修改完成工作的预估时间 – 最好高估一些完成工作的时间,这样比较安全;
* 委派 – 通常,资浅的 SA 期待更有挑战性的任务以便学习新技术;
* 寻求领导的帮助安排优先级;
** 当有满满一篇工作计划,并且需要寻求帮助以确定哪些事情是重要的;
** 当需要对某些事情进行委派的时候;
* 延迟会议或约会;
* 加班;
STEP 4 依照计划工作 – 以优先级的标准,要事为先的处理今日工作安排;
STEP 5 结束一天 – 下班前 10 分钟检查剩下的工作项目,将所有未完成的项目,依旧按照优先级移动到下一个(天)的工作表;
STEP 6 离开公司 – 每一个项目都被管理起来了,可以微笑了走出办公室。回想下,以前每天的工作没有做完时是不是都觉得很糟糕?感觉除了工作还是工作?
STEP 7 重复

第六章:循环系统 – 日程表管理

1. 如何使用日程表
1.1 约会和会议 – 每次答应赴约或者确认参加会议,就将其列入日程表,避免冲突;
1.2 重要事件 – 将重要的日子(如:生日、纪念日、年假、例会等)列入在日程表之内;
1.3 待办项目 – 将一些很久以后需要办理的事情列入到日程表内,当那天来临是,将其转移至每日工作表;
* 总结:记下每件事情,以日程表引导辅助制订每日的工作表。

2. 绝不要错过会议以及事件
* 不错过会议和实践的要领:一定要善用你的日程表,在没有检查过你的日程表之前,不要随意应约,否则就可能产生冲突。
* 如果会议迟到或错过约会,一定要打电话告知;

3. 重复性任务
* 每周例会
* 定期需要做的数据统计表格
* 定期的备份检查
* 你和你朋友、家人的生日
* ……
– 重复性的事物交给 PDA/OA 完成,因为它们会帮你一次性安排好,并负责计算所有后续日期。

4. 认识自己的个人节奏
* 每个人都有自己生理上的节奏;
* 回忆第二章说到的 Rush-Hour;
* 找出自己的个人节奏,并结合工作合理的制订每日工作表,这将会有更高的效率;

5. 认识公司的节奏
* 尽量使自己的计划、工作表符合公司各个阶段的业务节奏,尽量不要脱节;

第七章:循环系统 – 生活目标

* “成功人士” – 设定目标 → 不断前进 → 达成目标(积极主动)
* “失败人士” – 没有目标 → 等待机会 → 碌碌无为(消极被动)

* 你心中是否存在以下的问题:
我希望我的 IT 组织从现在起 2 年后是什么样子?
我现在起 5 年内我想在职业生涯中达到何种成就?
从现在 10 年内我想在生活和经济上达到何种成就?
当我退休时,我希望我的生活是什么样子?

1. 秘诀
* 当你的目标只存在于你的大脑时,这些目标是十分模糊、抽象的,根本无法评估甚至无法与他人分享;
* 把目标落实在书面,具体的写下自己的目标,会使其变得更具体,同时,也更容易安排所有目标的优先级;
** 我想完成什么?
** 我想什么时候完成?

2. 设定目标

* 1 个月:心目中的小项目(目标),例如:学习 Squid;
* 1 年:大项目,准备重新调整的东西或者某些架构的重构,例如:技术性的(使用 LDAP 或 AD 整合公司内部业务)、组织性的(把团队重新组织成以业务为中心的团队);
* 5 年:最大的项目,包括人生的转折目标,例如:职业生涯的变动(进入管理阶层)或者生活上的改变(结婚、购房);

看到表格中的 A B C 了吗?
* 代表这些目标的优先级,A(最重要的事情),C(最低优先级的事情);
* 有关如何排列优先级的技巧在下一章详细论述;

3. 规划后续步骤
– 仅仅写好了上面的表格是远远不够的,设定了目标,而不对它进行具体的拆分和规划步骤等于没有设定任何目标!

* 举例
目标 1:接下来 3 年,我想升职为我的小组组长。
* 坚持一贯出色的完成本职工作;
* 和老板预约,谈论职业生涯目标;
* 读几本管理方面的书籍,或者参加相关的培训;

目标 2:下个月,我打算多学习一点有关 Linux Shell 的细节。
* 登录技术论坛请教咨询有关学习的建议;
* 买一本好书;
* 每晚花 1 小时时间专心读书,直到读完;
* 利用我所学的东西写一个实用的程序;

目标 3:总有一天,我要和女明星见面;
* 到那些很可能碰到女明星的地方闲逛;
* 研究这类地点具体都有哪些;

4. 将目标以及设定好的步骤放进你的工作时间表和日程表吧!(回顾前两章)

5. 定期回顾检视自己的目标
5.1 目标回顾
* 将任何已经完成的目标打 √;
* 如果有新的目标则要及时对其进行评估,以及合理安排它的优先级以及规划实现的步骤;
5.2 步骤回顾;
* 如果某一步已经完成,就要及时的把后续步骤加入你的工作时间表、日程表;(避免原地踏步)

第八章:优先级

1. 为工作表设定优先级
* 要事为先
** 重要的事情(例:工作计划的建立、应急预案的准备……;人生/职业的规划、保持提高身体健康的计划……)
** 紧急的事情(例:开设 SVN 帐户、重设邮件密码……;IM 弹出消息、电话……)
** 重要紧急的事情(例:服务器宕机、服务器系统安全事件……;生病就医、求职就业……)
** 无关紧要的事情
1.1 当每天都能够为自己制订一份切实可行的工作时间表的时候,就已经做好了一件非常重要的事情!
1.2 接下来,为你工作时间表里的事情安排优先级;
* 以要是为先的原则合理的安排工作优先级;
* 适当根据处理时间调整工作表优先级(例:重设邮件密码约需要 2 分钟);

2. 上司与下属
* 管理不是单行线,而是一种互动互通的关系;
* 良好的管理沟通能够保障事情的顺利进行以及获得更多的成就感;
* 良好的管理沟通有助于更好的达成自己的职业生涯目标;

3. 管理你的上司
1. 让他知道并帮助你达成自己的职业生涯目标;
* 首先,自己要十分清楚的知道自己 5 年甚至 10 年内的职业生涯目标;
* 之后,将你的职业生涯目标与你的上司分享,决不要含羞;
* 最后,你会发现你的上司会告诉你应该去做哪些事情,如何去做,做成何种效果就可以达到你所想要的;

2. 适时的将某些工作向上委派给你的上司;
* 有些工作属于上层主管才能完成或者更适合完成;
* 举例:
EXP. 1:当你制订好了一项规章或者流程,准备推广应用到部门内部甚至整个公司;
EXP. 2:当完成一件事情需要其他部门人员的协作或者配合时;
EXP. 3:牵涉非技术性,即:业务性的或者人员结构性的问题;

3. 了解上司(部门)的目标,并为此目标做出贡献;
* 了解团队目标,才可能为团队做适当的、正确的事情,也才能够正确的设定自己的目标;
* 为团队目标做出贡献的同时,也是在帮助自己达成职业生涯目标;

第九章:管理压力

* 任何职业都是有压力的;
* 压力并非来源于你所承担的事情,而是来源于你对事情的反应理解以及心理解读;
例:面对上司对下属的表扬以及嘉奖:
A:这是好事,我做的的确不错,很开心,晚上去夜店 HAPPY 下~!
B:喔…… 我得一直这么成功才行,甚至还要做到更好,不能出错,不能有问题,无无法面对这种压力!
* 在放松的、自然的状态下,才能达成最好的工作效果以及工作效率;

1. 工作负担过重
* 回想四、五、六、七章所讲到的循环系统,如果负担过重,就利用循环系统合理安排你的每一天,将做不完的事情移动到次日,将每件事情都良好的管理起来;
* 如果循环系统在短期内依然不解决问题,寻求上司的帮助;

2. 度假时间
* 拖延休假或者长时间不休假时,人会开始变得易怒、很难相处,并且工作效率有所下降;
* 成功的休假可以放松心灵、使身体以及思维、神经得到充分的自我修复;
* SA 常见的错误的休假方式:
Error 1: 利用偶尔所得的“假期”去跑差事、洗衣服等等……
这并非是休假,你只是使用了休假的时间,但并没有达到放松的目标。
Error 2: 把周末当成度假
同样达不到彻底放松的目的。并且,通常每个人的周末都是被一些平时无暇处理的生活琐事所充斥。
Error 3: 休假时带着笔记本,每几个小时就去查收 EMAIL。
* 休假时,不要把你的大脑再切换到工作模式;
* 既然你在休假,那么你一定要相信你的上司已经把你的工作进行了合理协调和分配,你就是在休假;

3. 对休假的一些建议
* 在休假前的 1 – 2 星期,搞清楚需要移交哪些事情,并且寻求上司的协助,确定替代你的人已经得到了良好的训练;
* 在休假前的 1 – 2 天,不要再对所负责的业务做任何变更,停止一切改变;
* 休假结束后,花些时间搞清楚哪些事情是没有完成的,并且,尽快更新、建立你的工作时间表;

第十章:E-Mail 管理

1. 通过 E-Mail 发送的请求和事情通常都不是太紧急的事情;

2. 接受 E-Mail 的习惯;
* 你的 E-Mail 客户端设置为多久接受一次新邮件?10 分钟?3 小时?;
* 你的 E-Mail 客户端是否设置了邮件过滤以及邮件分拣?

第十一章:排除浪费时间的事情

1. 什么是浪费时间的事情?
* 投入/产出比极低的活动;
* 任何一件事情都有其益处,但是要仔细评估衡量它的利弊;
* 例:1 小时的时间,打《魔兽世界》和外出运动健身都有某方面的好处,但衡量下投入/产出比,你会作何选择呢?

2. 避免有诱惑力的浪费时间的事件
* 我保证只玩儿 1 分钟游戏、我保证只看每封邮件的标题……;
* 让自己形成习惯,不要给浪费时间的事情有任何开始的机会和借口;

3. 常见的浪费时间的事情
* 工作表/日程表内有垃圾项目,尽量筛选,将不重要的事情从工作表中删除;
* 垃圾邮件;
* BBS;
* IM;
* 机械化的重复劳动;
* 浪费时间的会议;
* ……

第十二章:文档

1. 文档的组成结构
* 以 SVN 这样的协作仓库共同维护文档库;
* 按照一定的分类对文档进行整理;

2. 文档的分类
* 面向客户/内部员工的文档(邮件使用说明、电话使用说明、RTX 使用说明……);
* 将经常要做的事情(已经整理为流程了吗?),编写帮助判断如何完成、是否完成的标准化文档,以此为操作准则;
* 网络拓扑结构图;

第十三章:自动化

1. 应该把什么样的事情自动化?
* 经常需要做的,简单的事情;
** 重复而无聊的事情 = 浪费时间的事情,一定要交给自动化流程处理;
* 经常需要做的,复杂的事情;
** 此类事情进行自动化的过程中,往往会有困难,此时,可以申请分配更多资源(时间、成本)来帮助解决问题;

2. 如何自动化?
2.1 手动完整的做一次;
2.2 编写每一个步骤的程序代码;
2.3 把这些步骤(程序代码)整合在一起;
2.4 测试;

后记:你已经做的很出色了,那么你一定有了更多的空闲时间!

* 多花点时间与你的挚友相处;
* 多陪陪父母家人;
* 给自己的兴趣爱好多些时间;
* 运动健身;
* ……

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